3. Themen auf unterschiedlichen Seiten betrachten

Wie Sie ein Thema in Desk-Net eingeben, wissen Sie ja nun bereits. In diesem Artikel soll es um die Darstellung der Themen auf den unterschiedlichen Seiten in Desk-Net gehen. Konkret geht es um die folgenden Seiten:

1. Übersicht
2. Kurzfrist- und Langfristplanung

Zu 1. Themen betrachten auf der Seite "Übersicht"

Auf der Übersichtsseite werden Ihnen die Daten für den aktuellen Tag bzw. die nächstmögliche Ausgabe angezeigt. Sie können sich aber auch ein anderes beliebiges Datum anzeigen lassen. Ebenso können Sie auswählen, ob Sie sich beides, Themen und Termine oder nur eines von beiden anzeigen lassen wollen. Wie das geht erfahren Sie hier. Wir möchten uns jetzt nur die Themen sehen. 

Als Beispiel soll das folgende Thema dienen:

Nachdem wir gespeichert haben, schauen wir uns den Eintrag auf der Übersichtsseite an. Dort sieht er dann so aus:

Die Publikation erscheint nun wie von Ihnen eingegeben mit Titel, Aufgaben und Kanal auf Ihrer Übersicht. 

Über der Publikation sehen Sie das, was wir "Filter" nennen, dargestellt durch "Zeige Daten für...".

Darauf wollen wir in einem ersten Schritt eingehen, denn mit diesen Einstellungen "steuern" Sie, welche Inhalte Ihnen angezeigt werden und welche nicht.

Möglicherweise stehen Ihnen große Datensätze zur Verfügung, die viele Gruppen, Kanäle und Kategorien beinhalten. Von dieser Datenmenge benötigen Sie für Ihre tägliche Arbeit aber wahrscheinlich nur einen kleinen Teil.

Desk-Net merkt sich die Einstellungen, die Sie hier vornehmen und übernimmt sie mit in Ihre Themenplanung und in den Kalender. Falls Sie für Ihre Arbeit nur einen kleinen Teil der Daten einsehen möchten, helfen Ihnen diese Filtermöglichkeiten. Dieses sind die wichtigsten:

• Filter nach Gruppe (Abteilung, Ressort, etc.)
• Filter nach Publikationskanal und Kategorie

Die im folgenden beschriebenen Filter befinden sich alle im Steuerungsbereich unterhalb der Navigationsleiste. Auf einigen Seiten variieren die Filtermöglichkeiten, aber die folgenden Filter sind meistens zu finden.

Filtern nach Gruppe (Abteilung, Ressort, etc.)

Wenn Sie Mitarbeiter eines bestimmten Ressorts bzw. einer bestimmten Abteilung sind, interessieren Sie sich zumeist nur für die Daten dieser Gruppe.

Über das erste Menü ("Zeige Daten für...") wählen Sie die Ressorts/Abteilungen aus, die für Sie relevant sind. Vergessen Sie bitte nicht, über den Button "Anwenden" die neue Auswahl zu übernehmen.

Die Auswahl in diesem Menü hat im Wesentlichen diese Auswirkungen auf folgende Bereiche:

• Themen: Je nachdem was Ihre Administratoren für Einstellungen getroffen haben, kann die Auswahl in diesem Menü dazu führen, dass Sie nur Publikationskanäle und Kategorien angezeigt bekommen, die von diesen Ressorts bearbeitet werden (z.B. können Sie nur Sportseiten sehen, wenn Sie das Sport-Ressort ausgewählt haben).
  In vielen Fällen grenzen die Administratoren die Auswahlmöglichkeiten jedoch nicht ein, so dass die Auswahl des Ressorts keine Auswirkung auf den Umfang der einsehbaren Themenlisten hat.
  Der wesentliche Filter für die Themenlisten ist jedoch der Filter nach Publikationskanal und Kategorie (s.u.). 
• Termine: Die Auswahl der Gruppen kann die Termin- bzw. Kalenderlisten so filtern, dass Sie nur die Termine der ausgewählten Gruppen einsehen können.

Falls Sie bereits Zugriff auf die Gruppen eines Unternehmens haben und Ihnen zusätzlich Zugriff auf die Daten eines weiteren Unternehmens gewährt wird, können bzw. müssen Sie in diesem Menü mindestens eine Gruppe dieses weiteren Unternehmens auswählen, um über das zweite Menü (s.u.) Zugriff auf die Publikationskanäle dieses Unternehmens zu erhalten.

Filtern nach Publikationskanal und Kategorie

Im zweiten Menü finden Sie eine Auswahl der Publikationskanäle (z.B. Magazine, Zeitungen, Websites, etc.) auf die Sie Zugriff haben bzw. die den im ersten Menü ausgewählten Gruppen durch die Administratoren zugewiesen worden sind.

Diese Publikationskanäle sind in Kategorien unterteilt. Kategorien können z.B. die Seiten einer Website sein oder die Rubriken eines Magazins.

Wählen Sie hier einfach die Kategorien aus, die Sie einsehen möchten, klicken auf "Übernehmen" (unten links) und dann auf "Anwenden". Die Auswahl wird in Ihrem Profil gespeichert.

Falls Sie von einem anderen Unternehmen, das Desk-Net nutzt, Zugriff auf dessen Daten erhalten und links im Ressort-Menü mindestens eine Gruppe dieses Unternehmens ausgewählt haben (s.o.), erscheinen in diesem Menü auch die Publikationskanäle dieses zweiten Unternehmens.  

 Als nächsten wollen wir uns die Themeneinträge in der Kurz- und Langfristplanung ansehen.

Zu 2. Themen betrachten in der Kurz- und Langfristplanung

2.1 Kurzfristplanung

In der Kurzfristplanung können Sie sich die Themeneinträge für bis zu 14 Tage bzw. Ausgaben anzeigen lassen. Einstellen können Sie die über das kleine Zahnrad-Symbol rechts oben( s. Screenshot).  Bitte beachten Sie, dass eventuelle Filtereinstellungen, die Sie auf der Übersichtsseite vorgenommen haben, mit in die Themenplanung übernommen werden.

Als Beispiel für die Einträge nehmen wir das folgende Thema:

Nachdem wir diesen Eintrag nun gespeichert haben, landet er dementsprechend in unserer Themenplanung. Das sieht dann folgendermaßen aus:

Die Einträge tauchen nun, nach Publikationskanal sortiert, in Ihrer Planung auf und zwar immer zum jeweiligen Veröffentlichungsdatum. Sicherlich ist Ihnen direkt aufgefallen, dass eine Publikation fehlt. Das liegt ganz einfach am dargestellten Zeitraum. Wir können nun entweder die Zeitspanne von 5 Tagen auf 9 Tage erweitern oder das Datum, ab dem wir uns unsere Einträge anzeigen lassen dementsprechend anpassen.  Der Einfachheit halber ändern wir hier nun das Startdatum. Danach finden wir auch die Veröffentlichung für den Publikationskanal Journal.

Manchmal kommt es vor, dass Veröffentlichungen kurzfristig umgeplant werden müssen. Sie können die Themeneinträge zu diesem Zweck ganz einfach verschieben. Dies können Sie auf zwei Arten tun.

• Per Mouse over: Gehen Sie mit dem Cursor über den Eintrag. Es erscheint ein Pop Up Menü. Wählen Sie "verschieben" aus. Damit weisen Sie die Publikation dem nächstmöglichen Datum zu. Im gleichen Zug werden Sie gefragt, was mit den anderen Publikationen dieses Themas passieren soll (s. Screenshot).
  • auf das nächste Datum schieben
  • ein neues Datum auswählen
  • das aktuelle Datum beibehalten
  • die Publikation aus dem Kanal entfernen

• per Drag & Drop: Sie können die Publikationen ganz einfach in andere Kanäle bzw. Kategorien "ziehen". Beachten Sie bitte, dass Sie hierfür gegebenenfalls Ihre persönlichen Einstellungen ändern müssen, damit Ihnen auch die leeren Kanäle und Kategorien angezeigt werden. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den gewünschten Eintrag und halten Sie die Taste gedrückt. Nun können Sie den Eintrag verschieben. Mögliche neue Publikationsfelder werden Ihnen hierbei grün angezeigt. Wenn Sie sich für ein Datum/Kanal/Kategorie entschieden haben, lassen Sie die Maustaste wieder los. Es erscheint das gleiche Menü wie beim verschieben des Eintrags. Machen Sie die nötigen Angaben und klicken Sie auf "ok".

2.2 Langfristplanung

Nun wollen wir unsere Einträge in der Langfristplanung betrachten. Da wir uns hier viel größere Datensätze ansehen können, werden die Einträge in einer Liste dargestellt. Wir können hier einen Zeitraum von bis zu 365 Tagen anzeigen lassen. Auch hier werden vorhergesetzte Filter mit hin übernommen. Falls Sie also Einträge vermissen sollten, schauen Sie sich bitte zunächst die Filtereinstellungen an.

In dem vorliegenden Beispiel wurde ein langer Zeitraum ausgewählt. So können Sie bereits Themen finden, die erst im kommenden Jahr eingetragen sind und dementsprechend langfristig planen.  Dabei werden die Einträge in Blocks geladen, so dass Sie bereits mit den Einträgen arbeiten können, bevor der gesamte Inhalt geladen wurde.

Sie können die Sortierung der Liste über das kleine Zahnrad oben rechts ändern wenn Sie möchten. Wenn Sie vornehmlich online publizieren d.h. nicht nur an einem bestimmten Tag, sondern auch zu einer bestimmten Uhrzeit, macht eine Sortierung nach Publikationszeit evtl. mehr Sinn für Sie als nach Kanälen. Im folgenden Screenshot wurde die Sortierung nach Publikationszeit vorgenommen.

Wie Sie sehen, werden hier die Einträge, die ausschließlich über ein Veröffentlichungsdatum aber nicht über eine Uhrzeit verfügen, als "sonstige Themen" dargestellt.