4. Weitere Funktionen in Desk-Net

Neben den bereits erwähnten Seiten gibt es noch weitere hilfreiche Funktionen, um die Arbeit mit Desk-Net noch effizienter zu gestalten. Dies sind:

1. Gespeicherte Ansichten erstellen
2. Oberthemen hinzufügen
3. Termine eingeben

Sie werden diese Funktionen wahrscheinlich nicht täglich nutzen, ihr Einsatz lohnt sich aber in jedem Fall, weshalb Sie sich mit ihnen eingehender beschäftigen sollten.

Zu 1. Gespeicherte Ansichten erstellen

Gespeicherte Ansichten ermöglichen es eine Seitenansicht mit individuell gesetzten Filtern und Sortierungen als Lesezeichen zu speichern und mit Kollegen zu teilen.

Dieser Beitrag erläutert wie Sie

• eine Gespeicherte Ansicht erstellen
• diese im Alltag anwenden,
• bearbeiten and löschen können.

Erstellen einer Gespeicherten Ansicht

Innerhalb von Sekunden können Sie eine neue Gespeicherte Ansicht anlegen.

Zunächst halten Sie Ausschau nach dem Link "Ansicht speichern", rechts neben dem Steuerpult.

Es öffnet sich ein Fenster und erlaubt die Eingabe der notwendigen Informationen:

• Name: Wählen Sie einen einfachen Namen für die Ansicht. Sie können ihn später ändern.
• Gruppen: Ihre erstellten Ansichten sind standardmäßig nur für Sie sichtbar. Wenn Sie eine Ansicht mit Kollegen teilen wollen, wählen Sie bitte die entsprechende(n) Gruppe(n) aus. Gerade für Admins empfiehlt es sich einige Ansichten für neue Nutzer zu erstellen und diesen somit den Einstieg in Desk-Net zu erleichtern. Gespeicherte Ansichten sind nur für interne Nutzer sichtbar und stehen externen Nutzern / Freien Mitarbeitern nicht zur Verfügung.

Anwenden einer Gespeicherten Ansicht

Noch einfacher als das Erstellen ist der Einsatz einer Gespeicherten Ansicht: 

Sobald Sie Zugang zu mindestens einer Gespeicherten Ansicht haben, erscheint ein Icon in der rechten Ecke oben . 

Klicken Sie auf das Icon und wählen Sie die Gespeicherte Ansicht, die Sie interessiert.

Die Liste der Gespeicherten Ansichten wird folgendermaßen sortiert:

• Die Gespeicherten Ansichten, die Sie selbst erstellt haben, werden vor die Ansichten sortiert, zu denen andere Ihnen Zugriff gewährt haben.
• Innerhalb der beiden Abschnitte werden die Ansichten alphabetisch gespeichert.

Bearbeiten und Löschen einer Gespeicherten Ansicht

Öffnen Sie das Menü mit der Liste der Gespeicherten Ansichten als ob Sie eine Auswählen möchten.

Wenn Sie mit der Maus über eine Ansicht fahren, erscheint ein Symbolstift auf der rechten Seite des Menüs.

Klicken Sie auf das Stift-Symbol. Ein Fenster öffnet sich und ermöglicht die folgenden Aktionen:

• Umbenennen einer gespeicherten Ansicht
• Hinzufügen oder Editieren der Gruppen für die eine Gespeicherte Ansicht sichtbar ist
• Löschen einer Gespeicherten Ansicht mit dem Mülleimer-Icon in der rechten oberen Ecke.
  Hinweis: Wenn Sie eine Gespeicherte Ansicht löschen, wird diese für alle Nutzer gelöscht.

Zu 2. Oberthemen hinzufügen

Große Themen wie z.B. "Bundestagswahl" oder "Fußballweltmeisterschaft" umfassen viele einzelne Themen, Termine und sonstige Einträge.

Zudem wollen solche großen Themen gut geplant und verwaltet werden.

Wir nennen solche übergeordneten Themen "Oberthemen". 

Zur Darstellung und Verwaltung der Oberthemen dient die gleichnamige Seite (unter "Themen").

Grundsätzliche Funktionsweise

Oberthemen bauen auf der bekannten Hashtag-Funktion auf. 

Zu jedem Oberthema gibt es zwingend ein mit einem Rautezeichen beginnendes Stichwort wie z.B. #wahlen14 (-> Hashtag).

Wird dann ein Thema/Termin in der Beschreibung oder der Notiz mit diesem Stichwort versehen, gehört dieses Thema bzw. der Termin dann zum entsprechenden Oberthema. 

Themen und Termine können auch mit mehreren Hashtags versehen werden und somit zu verschiedenen Oberthemen gehören.

Oberthemen eingeben

Wählen Sie im oberen zentralen Eingabebutton "+ Oberthema" oder klicken Sie auf der Oberthemenseite oben rechts auf das + Zeichen und machen im sich öffnenden Eingabemenü folgende Angaben:

• Bezeichnung (z.B. "Bundestagswahlen 2013")
• Hashtag: Wählen Sie ein aussagekräftiges aber zugleich leicht eingebbares Stichwort wie z.B. "#btw13" aus. In dieser Eingabezeile müssen Sie nicht zwingend ein Rautezeichen eingeben, da Desk-Net dieses automatisch hinzufügt. 
• Gruppen: Wählen Sie die Gruppen aus, deren Mitglieder dieses Oberthema angezeigt bekommen sollen. (Dieses Menü ist für Unternehmen mit nur einer Gruppe ausgeblendet).

Alle weiteren Angaben sind optional.

• Daten: Wenn ein Oberthema wie z.B. eine Fußballweltmeisterschaft über ein Start- und/oder Enddatum verfügt oder aber Sie ein Oberthema nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeiten wollen, dann geben Sie die entsprechenden Daten ein.
  Desk-Net sortiert die Liste auf der Seite Oberthemen so, dass die jeweils aktuellen Oberthemen oben in der Liste sind. 
  Sie können jedoch unabhängig von diesen Daten auch Themen und Termine diesem Oberthema hinzufügen, wenn diese vor oder nach diesen Daten liegen.
  Einen Monat nach Ablauf des Enddatums wird ein Oberthema automatisch de-aktiviert (s.u.), um die Liste der Oberthemen sauber zu halten.
• Farbe: Um die einzelnen Oberthemen besser hervorheben zu können, können Sie für die Darstellung eine aus zwölf unterschiedlichen Farbvarianten wählen.
• Verantwortlich: Ein Textfeld, in dem Sie die verantwortlichen Personen, Abteilungen, Ressorts, etc. eintragen können.
• Notiz: Eine auch längere Notiz zu dem Thema kann hinterlegt werden.

Zu Oberthemen gehörende Einträge eingeben

Sie können wie gewohnt Themen eintragen. Geben Sie bei der Eingabe irgendwo im Beschreibungs- oder Notizfeld einen zu einem Oberthema gehörenden Hashtag wie z.B. #ukraine ein, wird der Eintrag automatisch dem Oberthema hinzugefügt.

Einen noch komfortableren Weg gibt es auf der Oberthemenseite:Bewegen Sie den Cursor über ein Oberthema. Es erscheint ein Pop Up Menü, über das Sie sowohl ein neues Thema hinzufügen können als auch das Oberthema selbst bearbeiten, löschen oder deaktivieren können. Alternativ können Sie ein neues Thema über das + Symbol rechts innerhalb des Oberthemas hinzufügen. Wenn Sie auf "neues Thema hinzufügen" klicken, landen Sie in der gewohnten Themeneingabemaske. Jedoch ist der Hashtag des ausgewählten Oberthemas bereits im Beschreibungsfeld eingetragen. 

Einträge rund um Oberthemen ansehen

• Variante 1: Wo auch immer Sie einen Hashtag sehen, können Sie auf diesen klicken.Gehört der Hashtag zu einem Oberthema, öffnet sich die Zeitleistenseite mit allen Einträgen, die mit dem Hashtag versehen sind. Wurde für ein Hashtag noch kein Oberthema definiert, öffnet sich die Suchergebnisliste mit allen Einträgen.
• Variante 2: Wenn Sie mit dem Cursor auf der Seite über eines der Oberthemen gehen, erscheint oberhalb ein Menü, in dem Sie einerseits das Oberthema bearbeiten, deaktivieren oder löschen können andererseits erhalten Sie hier auch die Möglichkeit ein neues Thema hinzuzufügen. Gleichzeit erscheinen auf der rechten Seite zwei Icons. Über das + Symbol können Sie ein neues Thema hinzufügen und über das Auge können Sie sich die zugehörigen Einträge auf der Seite "Zeitleiste" ansehen. 

Ansicht der Oberthemen

Sie haben die Auswahl zwischen einer Listenansicht (1) und einer graphischen Darstellung (2).

(1)

(2)

Die graphische Darstellung ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie, wie in diesem Beispiel (WM 2022), Oberthemen haben, die zeitlich begrenzt sind. Dabei können Sie wählen, ob Sie die Einträge jährlich, quartalsweise oder für einen Monat betrachten wollen.

Aktive vs. inaktive Oberthemen

Um die Oberthemenliste auch langfristig übersichtlich zu halten, können Sie ein Oberthema deaktivieren (mit Maus auf Oberthema, dann Option "Deaktivieren" auswählen. Oberthemen mit einem Enddatum werden automatisch einen Monat nach dem Enddatum deaktiviert.

Oben im Steuerungsbereich können Sie zwischen den Listen der aktiven und inaktiven Oberthemen (oder beider) wählen. 

Inaktive Oberthemen sind klar gekennzeichnet und können leicht mit einem Klick aktiviert werden.

Zu 3. Einen Termin eingeben

Die Eingabe eines Termins unterscheidet sich kaum von der Eingabe eines Themas. Deshalb arbeiten wir in diesem Eintrag nur die Unterschiede heraus: 

• Ein Thema wird auch zu einem Termin, sobald Sie unterhalb des Titels auf das Feld "Eingeben", neben "Termin", klicken. Desk-Net stellt dann Felder zur Angabe von Anfang und Ende des Termins zur Verfügung (das Ende des Termins muss nicht zwingend angegeben werden). Die Uhrzeiten können entweder manuell oder durch Anklicken des Uhrzeitfeldes eingegeben werden.

• Bei einem Termin müssen Sie nicht zwingend unten auf der Eingabemaske einen Publikationskanal angeben. Wenn es sich bei einem Termin z.B. um einen Interview-Termin handelt und dieses Interview von Ihnen publiziert wird, sollten Sie einen Kanal angeben. Handelt es sich aber um einen Termin wie z.B. eine Konferenz, die nicht zu einer Veröffentlichung führt, so können bzw. sollten Sie die Publikationskanäle unten entfernen (hierzu mit der Maus auf den Namen des Kanals, dann erscheint darüber ein Kontextmenü mit der Auswahl "Löschen" zum Entfernen).

Tipp: Sie können Ihre Termine in Desk-Net auf mobile und stationäre Endgeräte exportieren. Wie das geht, erfahren Sie hier.

 Was unterscheidet Thema und Termin?

Für Desk-Net sind Themen und Termine zwar etwas unterschiedliches, zugleich aber wiederum äußerst eng miteinander verknüpft.

Ein paar Beispiele:

• Sie schicken einen Reporter zu einem Fußballspiel und dieser liefert von dort einen Spielbericht. Für Desk-Net ist das einerseits ein Thema (der Spielbericht) und andererseits zugleich ein Termin (das Datum und der Zeitpunkt des Fußballspiels).
  Desk-Net stellt dieses Thema bzw. diesen Termin sowohl auf den Themenübersichten dar wie auch im Kalender. 
• Ihr Chefredakteur schreibt einen Kommentar zu einem aktuellen politischen Geschehen: Dieses ist für Desk-Net "nur" ein Thema. Der Kommentar wird an einem bestimmten Tag in einer bestimmten Publikation veröffentlicht, aber er ist mit keinem Termin verknüpft.
  Von daher erscheint dieser Kommentar natürlich nicht im Kalender, sehr wohl aber in der Themenübersicht derjenigen Publikation, in der dieser Kommentar veröffentlicht wird.
• Ein Politiker gibt der Redaktion ein Hintergrundgespräch: In Desk-Net ist dieses "nur" ein Termin, da hieraus nicht direkt eine Veröffentlichung eines Artikels, einer Bildergalerie o.ä. resultiert.
  Dieser Termin erscheint selbstverständlich ausschließlich auf den Kalenderseiten, nicht aber in Themenübersichten.