Posteingangsfunktion
Viele Themenideen und Termine erreichen eine Redaktion per E-Mail. Diese müssen nicht manuell in Desk-Net übertragen werden.
Die Posteingangsfunktion in Desk-Net vereinfacht die Übernahme von E-Mails und Ihren Anhängen. Den Posteingang finden Sie unter dem Navigationspunkt Management
Varianten der E-Mail-Integration
Desk-Net bietet mit der Posteingangsfunktion insgesamt drei aufeinander aufbauende Varianten der Übernahme von E-Mails. Für die dritte Variante sind Vorarbeiten durch die Administratoren notwendig, die beiden ersten können von jedem Nutzer individuell genutzt werden.
Die drei Varianten:
- Manuelle Bearbeitung von E-Mails im Posteingang
- Automatische Übernahme in den Kalender
- Automatische Übernahme in Kalender und Themenplanung
Ad 1. Manuelle Bearbeitung im Posteingang
Jede Gruppe (Ressort, Abteilung, etc.) erhält eine eigene, durch Administratoren bearbeitbare E-Mail-Adresse wie z.B. sport.abcd@desk-net.com. Der erste Teil der Adresse („sport“) ist bearbeitbar, der zweite („abcd“) ist ein nicht bearbeitbares und zufällig generiertes Kürzel für das gesamte Unternehmen.
An diese Adresse können E-Mails geschickt bzw. weitergeleitet werden. Die eingegangenen E-Mails sind dann auf der Seite „Posteingang“ einsehbar.
Sämtliche der jeweiligen Gruppe zugeteilten internen Mitarbeiter haben Zugriff auf diesen Posteingang. In dem Gruppen-Menü oben links ist hinter dem Gruppen-Namen die jeweilige E-Mail-Adresse des Ressorts aufgeführt.
Durch Klick auf eine E-Mail öffnet sich diese in der bekannten Eingabemaske. Der Betreff der E-Mail wird als Titel übernommen, der Inhalt der E-Mail und deren Anhänge sind als Anhänge beigefügt.
Die so geöffnete E-Mail kann dann in der Maske wie üblich mit weiteren Informationen versehen und gespeichert werden. Sie wird nach dem Speichern aus dem Posteingang entfernt.
Tipp: Sie können ihre IT-Administratoren auch bitten eine automatische Weiterleitung an Desk-Net einzurichten. Dann würden z.B. alle an die Redaktions-Adresse gesendeten E-Mails (z.B. an sport@neue-zeitung.de) an die Desk-Net-Adresse dieser Gruppe weitergeleitet und könnten dort in Desk-Net übernommen oder gelöscht werden.
Ad 2. Automatische Übernahme in den Kalender
Viele eingehende E-Mails sind Einladungen zu einem Termin wie z.B. zu einem Fußballturnier. Wenn Desk-Net diesen Termin „erkennt“, übernimmt es die E-Mail direkt in den Redaktionskalender.
Wie „erkennt“ Desk-Net also den Termin?
So funktioniert’s: Wenn Sie eine Mail an Desk-Net schicken bzw. weiterleiten, geben Sie an beliebiger Stelle in der Betreffzeile das Datum und falls es sich nicht um einen ganztägigen Termin handelt die Uhrzeit des Termins ein.
Desk-Net erkennt dabei für deutsche Nutzer das Datumsformat dd.mm. und die Uhrzeitformate hh:mm und hh.mm
Beispiel: Sie erhalten eine E-Mail mit dem Betreff „Jubiläumsturnier Alte Herren Neustadt“. Leiten Sie diese weiter an Desk-Net und geben Sie vor dem Absenden noch Datum und Uhrzeit im Betreff an. Das würde in diesem Beispiel so aussehen: „Jubiläumsturnier Alte Herren Neustadt 28.3. 11:00“
Dieser Termin geht dann inklusive aller Anhänge direkt in den Kalender der Gruppe, an deren E-Mail-Adresse Sie diese E-Mail schicken.
Ad 3. Automatische Übernahme in Kalender und Themenplanung
Geübte Desk-Net-Nutzer wissen, dass ein Termin im Kalender auftauchen kann, aber damit noch nicht zwangsläufig einer Publikation und einer Kategorie in der Themenplanung zugewiesen ist.
Mit der neuen E-Mail-Funktion können die Termine nicht nur in den Kalender einlaufen (s.o.) sondern auch zusätzlich vollautomatisch in die Themenplanung.
Desk-Net wird dabei mitgeteilt, dass jeder für eine bestimmte Gruppe per E-Mail einlaufende Termin automatisch auch der nächsten Ausgabe eines bestimmten Publikationskanals und einer seiner Kategorien zugewiesen werden soll.
So kann in unserem Beispiel durch die Administratoren festgelegt werden, dass jeder an sport.abcd@desk-net.com geschickte Termin in der nächstmöglichen Ausgabe der Zeitung in der Kategorie Sport als Themenvorschlag (oder als akzeptierter Text) eingestellt werden soll.
Hinweis für Administratoren: Klicken Sie auf der Seite Admin > Gruppen auf Bearbeiten bei der jeweiligen Gruppe. Aktivieren Sie das Häkchen bei "Automatische Übernahme eingegangener E-Mails in die Themenplanung" und wählen Sie den entsprechenden Publikationskanal, die Kategorie und den Status aus.
Kommentare
14 Kommentare
Ein Test hat ergeben, dass Desk-Net offensichtlich das Datumsformat 12.03. (also mit Null) nicht erkennt. Die Mails stehen noch unter Multimedia-Redaktion.qgeg@desk-net.com.
In der Betreffzeile darf wohl keine weitere Zahl alleine herumstehen ("test3" ist in Ordnung, "test 3" dagegen nicht.
Hier hat das Ganze übrigens noch einen weiteren Grund: Das Datum 12.3. liegt in der Vergangenheit und wird daher sicherheitshalber nicht akzeptiert.
Das ist ein nettes Teil, das ich dank dieses Forum-Eintrags überhaupt erstmal wahrgenommen habe.
Ob das für uns tatsächlich nützlich ist, muss ich testen. Ach und noch eine Anmerkung: in der Testmail weigert sich der Standardtext Umlaute anzuzeigen.
Viele Grüße
Petra Breunig
Hallo Frau Breunig,
das mit den fehlerhaft dargestellten Umlauten können wir nicht nachvollziehen. Könnten Sie das ein wenig erläutern?
Vielen Dank!
Matthias Kretschmer
Hallo Herr Kretschmer,
Ich dachte, es sei in einem Blindtext, der Fenster steht, in dem ich das Thema/den Termin beschreiben kann. Das tritt jetzt aber nicht mehr auf.
Kann daran liegen, dass wir gerade hausintern Probleme mit dem Firefox haben.
Trotzdem: Danke fürs Kümmern!
Viele Grüße!
Petra Breunig
Stimmt: die Mail landet im Posteingang und ich muss draus erst einen Termin oder ein Thema machen.
@Horst Breunig: dann ist also nicht mein kranker FF schuld ;-)
Moment, die Breunigs, :)
hier haben wir es anscheinend mit zwei separaten Punkten zu tun:
- Ein Termin wird nicht übernommen trotz Datumsangabe: In den ersten Stunden nach der Freischaltung des Systems hat Desk-Net in der Tat ein Datum wie z.B. "13.3." nicht erkannt. Gefordert war "13.03.". Dieses haben wir innerhalb von Stunden korrigiert und funktioniert jetzt.
- Das Problem mit den Umlauten kann ich nicht nachvollziehen, aber wenn ich es richtig verstanden habe, hat sich das jetzt von alleine gelöst, oder?
Termin übernehmen: funktioniert.
Umlaute: konnte ich trotz mehrmaliger Versuche nicht mehr nachvollziehen. Falls das Problem wieder auftritt, geben die Breunigs wieder laut ;-)
Was mir im Moment fehlt, um das System wirklich nutzen zu können: Die Möglichkeit, mehrere E-Mails einem Thema zuzuordnen, ohne sie per Hashtag gruppieren zu müssen. Und ein Viewer, der E-Mails und Anhänge anzeigt, ohne dass ich sie zuerst herunterladen muss. Ist daran gedacht, so etwas einzuführen? (Oder habe ich nur die Funktionen bislang nicht gefunden?)
Hallo Herr Link, im Mai werden wir die Möglichkeit bieten, eine oder mehrere E-Mails zu einem bereits bestehenden Thema hinzuzufügen.
Ein Viewer wird auch kommen, aber hier steht der Zeitplan noch nicht fest. Die meisten Nutzer sichten die E-Mails in ihrem üblichen E-Mail-Programm und beantworten diese ggf. von dort, bevor sie diese an Desk-Net weiterleiten.
Freundliche Grüße
Matthias Kretschmer
Desk-Net Support
Hallo,
wir stellen gerade fest, dass sich bestimmte Mails nicht öffnen lassen. Wahlweise bekommt man beim Klicken auf den Namen die Fehlermeldung "Daten konnten" nicht geladen werden oder Desk-Net reagiert einfach gar nicht.
Die kryptische E-Mail-Adresse "mfbaw...." mit dem nicht minder kryptischen Betreff "Message from.." ist unser hypermodernes Multifunktionsgerät, mit dessen Hilfe man ein Blatt Papier in eine E-Mail verwandeln und entsprechend an Desk-Net schicken kann. Am Ende meint Desk-Net das ganze sei Spam und daher nicht zum Öffnen geeignet? :-)
Danke&Grüße aus Bamberg
Petra Breunig
Desk-Net-Fehler.jpg
Vermutlich enthalten die von dem Gerät versandten E-Mails keine sogenannte "Message ID". Eine solche ID ist eigentlich fester Bestandteil jeder verschickten E-Mail, aber manche eigenartige E-Mails versendende Software hält sich nicht an den Standard.
Wir werden in den nächsten Monaten hierfür unsererseits eine Lösung implementieren (solche Mails werden ignoriert).
Hallo,
so, nun wollten wir heute nach Jahren auch mal darüber nachdenken, diese Funktion zu testen, klappt aber irgendwie nicht so.
Habe unter Gruppen die beiden Haken bei "Automatische Erkennung von Terminen aktivieren" und "Automatische Übernahme eingegangener E-Mails in die Themenplanung" gesetzt, Publikationskanal, Kategorie und Status ausgewählt, dennoch übernimmt das System die E-Mail nicht automatisch in die Themenplanung. Muss ich manuell machen.
Betreff lautete: Test 17.2 13:00 (habe es auch mit 17.02 versucht, ging auch nicht)
Mache ich etwas falsch? :)
Vielen Dank für die Hilfe!
Jens Schmitt
Hallo Herr Schmitt,
Schicken Sie den Fall doch bitte an support@desk-net.com mit der E-Mail als Anhang und einem Screenshot der Gruppeneinstellungen. Dann prüfen wir das gerne.
Viele Grüße
Marie Plitt
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