Einrichtung 2 - Einen Nutzer hinzufügen

Nutzer können nur durch Desk-Net-Nutzer mit Administrationsrechten angelegt und bearbeitet werden.

Wo fügt man einen Nutzer hinzu?

• Gehen Sie auf die Seite Admin > Nutzer
• Klicken Sie links oberhalb der Nutzerliste auf "Nutzer hinzufügen"

Einen neuen Nutzer anlegen

Sie können einen Nutzer mit wenigen Angaben anlegen. Für alle weiteren Optionen klicken Sie auf "Mehr Optionen". Die dann erscheinenden Felder werden auf dieser Seite weiter unten bei "Erweiterte Optionen" beschrieben.

• Nutzertyp: Freie/externe Nutzer können nur Ihre eigenen Daten wie z.B. die eigenen Aufträge einsehen und sind kostenfrei. Über die Option "Eingeschränkter Zugriff" (s.u.) kann diese Restriktion aufgehoben werden und der Nutzer wird dann kostenpflichtig.
• Nutzer arbeitet für: Geben Sie hier an, für welche Abteilung, welches Ressort, etc. der Nutzer in Ihrem Unternehmen arbeitet. Seine Abwesenheiten und sonstige Daten werden dann nur Mitarbeitern dieser Gruppen angezeigt. Machen Sie diese Angaben auch für freie Mitarbeiter. 
  Hinweis: Das Menü ist nur für Admins zu sehen, deren Account über mehr als eine Gruppe verfügt.

Nach dem Speichern erhält der neue Nutzer per E-Mail seine Zugangsdaten zu Desk-Net.

Fertig!

Erweiterte Optionen

• Kürzel: Auf den Themen- und Terminlisten wird dieses Kürzel dargestellt, wenn z.B. diesem Nutzer ein Auftrag zum Schreiben eines Textes zugewiesen wurde. Sie können die Voreinstellung (= Nachname) belassen oder aber ein Kürzel wie z.B. "kam" für "Karin Mustermann" angeben.
  Wir empfehlen kurze Einträge, da diese die Lesbarkeit der Themenlisten erhöhen.
• E-Mail-Software: Desk-Net verschickt E-Mails mit Termindateien, die einfach in elektronische Kalender übernommen werden können. Die verschiedenen im Markt angebotenen Programme interpretieren diese z.T. unterschiedlich. Wählen Sie das korrekte Programm aus. Falls Sie sich nicht sicher sind oder die Software nicht aufgeführt wird belassen Sie es einfach bei "Andere Software".
• Nur Lesezugriff: Nutzer mit dieser Einstellung können keine Daten verändern (wir behalten uns das Recht vor, in weiteren Entwicklungsschritten diese Restriktion in Einzelfällen auszusetzen, z.B. bei einer Kommentierung von Themen).
• Eingeschränkter Zugriff: Wenn diese Box aktiviert ist, sieht der Nutzer nur seine eigenen Aufträge, Termine, etc. Er hat keinen Zugriff auf umfassende Themenpläne. Wenn der Nutzertyp auf "Freier/externer Mitarbeiter" eingestellt wurde, ist diese Funktion automatisch aktiv. Ein solcher freier Mitarbeiter ist kostenfrei. 
  Sollte diese Funktion manuell de-aktiviert worden sein, ist der Nutzer in jedem Fall kostenpflichtig.
• Umfassender Zugriff: Mittels dieser Funktion kann einem Nutzer mit eingeschränkten Zugriffsrechten ein Zugriff auf sämtliche Publikationen, auf die eine gesamte Gruppe (z.B. die gesamte Redaktion) Zugriff hat gewährt werden. Details lesen Sie bitte im speziellen Support-Eintrag zu dieser Funktion.
  Hinweis: Das Menü ist nur für Admins zu sehen, deren Account über mehr als eine Gruppe verfügt.
• Anmeldedaten senden: Nach erstmaligem Speichern werden die Anmeldedaten an den Nutzer versandt, wenn diese Funktion aktiv ist. Sie können diese jedoch de-aktivieren, den Nutzer-Account erstmalig speichern und erst zu einem späteren Zeitpunkt die Daten an den neuen Nutzer versenden.
• Notiz: Sie können eine Notiz angeben, die in der E-Mail mit den Anmeldedaten zu sehen ist, die Desk-Net an den Nutzer schickt (Ihr Name und Ihre Firma wird automatisch in die Mail eingebaut, so dass der Nutzer weiß, von wem er die E-Mail erhält).
• Speichern & nächsten: Wenn Sie mehrere Nutzer hintereinander anlegen möchten, sparen Sie sich einen Klick, wenn Sie zum Speichern eines Nutzers auf diesen Button klicken. Denn dann öffnet sich sofort eine neue leere Eingabemaske.
  
  

Einen Nutzer bearbeiten

Ein Tipp vorab: Die Nutzer selber können ihren Namen, ihr Kürzel, die E-Mail-Adresse sowie weitere Angaben wie z.B. die Sprache, Zeitzone und Kontaktangaben (Telefon, Twitter, Skype) bearbeiten. Dieses ist auf der Einstellungsseite möglich. Somit müssen solche Angaben nicht von den Administratoren durchgeführt werden.

Zum Bearbeiten eines Nutzers klicken Sie in der Nutzerliste auf seinen Namen.

Es öffnet sich das vom Anlegen eines neuen Nutzers bekannte Layer mit den oben beschriebenen Angaben, die frei bearbeitet und dann gespeichert werden können.

Zu beachten sind nur folgende Punkte:

• Wenn Sie einen Mitarbeiter vom Nutzertyp "Angestellter" auf "Freier/externer Mitarbeiter" umstellen, wird die Funktion "Eingeschränkter Zugriff" automatisch aktiviert (sie kann dann wiederum manuell deaktiviert werden). 
• Sie können dem Nutzer ein neues Passwort zuschicken, wenn Sie erst "Anmeldedaten senden", dann "Neues Passwort erstellen" aktivieren und dann auf "Speichern" klicken.